Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

1. ALCANCE Y ACEPTACIÓN

Esta política se aplica a todos los datos personales recolectados a través de nuestro sitio web, aplicaciones móviles y nuestras integraciones tecnológicas como Tech Provider de Meta, incluyendo la WhatsApp Business Platform y Marketing API. Al utilizar nuestros servicios, el usuario acepta el tratamiento de sus datos según estos términos.

2. LOS DOS PAPELES DE KANALI

KANALI trata datos personales en dos calidades distintas, con obligaciones distintas:

• Como RESPONSABLE: De los datos de sus propios prospectos, clientes y visitantes del sitio: quién pide una cotización, quién contrata, quién navega esta página. KANALI decide sobre ellos y responde por su tratamiento.
• Como ENCARGADO: De los datos que una empresa cliente gestiona dentro de la plataforma —sus pacientes, sus contactos—. KANALI no decide sobre ellos: los trata por cuenta y bajo instrucción de esa empresa, que es la RESPONSABLE frente a esos titulares.

Esta distinción se desarrolla en el contrato de transmisión de datos personales que KANALI suscribe con cada cliente empresarial antes de la puesta en marcha.

3. DATOS RECOLECTADOS

KANALI recolecta y procesa la siguiente información:

• Datos de identificación: Nombre, NIT/Cédula, dirección y correo electrónico.
• Datos comerciales: Cotizaciones solicitadas y comunicaciones sostenidas.
• Datos de navegación: Dirección IP, páginas visitadas y origen de la visita.
• Datos de comunicación (Meta): Números de teléfono, ID de usuario, contenido de los mensajes enviados y recibidos por WhatsApp, Instagram Direct, Facebook Messenger y el chat web, estados de entrega y metadatos de interacción.
• Llamadas de voz: De cada llamada por WhatsApp se registran fecha, duración y quién la atendió. El audio se graba ÚNICAMENTE si la empresa cliente activa la grabación en esa línea: viene desactivada, y es ella quien debe advertirlo a sus titulares y contar con su autorización.
• Datos de publicidad: Identificadores de activos de Meta (Ad IDs), creatividades de anuncios y métricas de rendimiento.

Datos sensibles: la plataforma puede recibir datos de salud cuando la empresa cliente opera en ese sector. KANALI no solicita ni induce su recolección; su tratamiento se rige por la autorización reforzada que debe obtener esa empresa, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. KANALI tampoco dirige sus servicios a menores de edad.

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos recolectados serán utilizados para:

• Proveer servicios de mensajería y atención al cliente a través de la API oficial de WhatsApp Business, Instagram Messaging y Messenger Platform.
• Atender solicitudes de información y cotizaciones, y prestar, facturar y cobrar el servicio contratado.
• Gestionar, automatizar y optimizar activos creativos y campañas publicitarias en Meta (Facebook/Instagram).
• Permitir el registro y vinculación de cuentas de terceros mediante el flujo de Embedded Signup de Meta.
• Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades en Colombia.

Sobre los datos que KANALI trata como ENCARGADO hay una sola finalidad: permitir que la empresa cliente use la plataforma. Ninguna otra. KANALI no analiza el contenido de esas conversaciones para fines propios, no entrena modelos de inteligencia artificial con ellas y no las utiliza en material comercial.

5. TRANSFERENCIAS, TRANSMISIONES Y TERCEROS

KANALI se apoya en proveedores que pueden tratar datos por cuenta suya:

• Amazon Web Services, Inc. (Estados Unidos): Alojamiento de la aplicación y las bases de datos, almacenamiento de archivos, copias de seguridad y correo saliente.
• Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos): Envío y recepción de mensajes y llamadas de WhatsApp, Instagram Direct y Facebook Messenger.

La infraestructura de KANALI está en Estados Unidos, y se dice aquí porque es lo primero que pregunta quien evalúa la plataforma. Es una transmisión internacional a un encargado, amparada en el contrato de transmisión que KANALI suscribe con cada cliente empresarial, y no una transferencia a un tercero que pase a decidir sobre esos datos. KANALI no vende ni cede datos personales con fines comerciales. La plataforma funciona como un puente tecnológico: el tratamiento a través de las APIs de Meta se rige adicionalmente por las Condiciones de la plataforma de Meta y la Política de datos de WhatsApp Business.

6. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

Este sitio distingue entre lo que necesita para funcionar y lo que se usa para medir y anunciar. Solo lo segundo requiere su autorización:

• Cookies de medición (Google Analytics): se instalan ÚNICAMENTE si usted las acepta. Nos permiten saber cuántas personas visitan el sitio, desde dónde llegan y qué secciones consultan, con el fin de mejorar el contenido. El tratamiento se rige además por las políticas de Google LLC.
• Cookies de publicidad (Meta): se instalan ÚNICAMENTE si usted las acepta. Permiten que Meta Platforms, Inc. le muestre nuestros anuncios después de visitar este sitio, y se rigen además por la Política de datos de Meta.
• Si usted las rechaza, no se descarga ningún componente de seguimiento de Google ni de Meta, y el sitio funciona exactamente igual.
• Medición propia del cotizador: registramos de forma anónima qué configuración de precio se arma en esta página, para saber cuántas personas la usan. No emplea cookies, no identifica a ninguna persona, no se comparte con terceros y el identificador se borra al cerrar la pestaña. Por su carácter no identificable, no requiere autorización.
• Almacenamiento necesario: guardamos su decisión sobre las cookies y, si inicia sesión, los datos indispensables para mantener la sesión abierta.

Puede revocar su autorización en cualquier momento borrando los datos de este sitio en su navegador; el aviso volverá a aparecer en su próxima visita.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

KANALI aplica medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas:

• Una base de datos independiente por cada empresa cliente, no un esquema compartido.
• Cifrado de las comunicaciones mediante TLS y cifrado de los archivos en reposo.
• Credenciales individuales, con una sola sesión activa por cuenta, y segundo factor de autenticación disponible.
• Registro de accesos y de cambios relevantes.
• Copias de seguridad diarias, cifradas y almacenadas fuera del servidor de producción.
• Los archivos no se depuran por antigüedad: permanecen mientras la empresa cliente no los elimine, y solo ella puede hacerlo, con registro de quién y cuándo.

Un incidente de seguridad que afecte datos personales se notificará al cliente dentro de las 48 horas siguientes a su detección, y a la autoridad cuando la ley lo exija. Ninguna medida elimina por completo el riesgo: KANALI no garantiza seguridad absoluta, sino diligencia proporcional a la naturaleza de los datos.

8. DERECHOS DEL TITULAR (HABEAS DATA)

De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios constitucionales.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

Plazos de respuesta: una consulta se atiende en 10 días hábiles, prorrogables 5 más informando el motivo; un reclamo, en 15 días hábiles, prorrogables 8. Si el reclamo está incompleto se pedirá su corrección dentro de los 5 días siguientes. Cuando KANALI no sea el responsable —caso de los datos que trata como encargado— trasladará la solicitud a quien corresponda dentro de los 2 días hábiles siguientes y lo informará al interesado.

9. CONSERVACIÓN

Cuánto se conservan los datos:

• De una empresa cliente, tratados como encargado: Durante la vigencia del contrato, más 90 días para su descarga.
• De facturación y contables: El término que exija la ley comercial y tributaria.
• De prospectos y contactos comerciales: Hasta que el titular solicite su supresión.
• Copias de seguridad: 7 días.

Vencidos los plazos, los datos se eliminan de forma segura.

10. CONTACTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Para ejercer sus derechos, el titular puede contactar al área de cumplimiento de KANALI a través de:

• Correo electrónico: kanalicallcenter@gmail.com
• Dirección física: Carrera 15a #1G-30, Neiva, Huila, Colombia.