CRM de WhatsApp para clínicas e IPS en Colombia
Un CRM de WhatsApp para una clínica o IPS es el sistema con el que varias personas atienden el mismo número de WhatsApp de la institución, cada conversación queda con la ficha del paciente y sus archivos, las citas se confirman con recordatorios que Meta cobra a unos $3 cada uno, y lo que llega fuera de horario lo recibe un chatbot que se lo deja asignado a alguien para la mañana. Kanali hace eso sobre la API oficial de WhatsApp, con una base de datos propia por institución, y cobra por las personas que atienden a la vez, no por cuántas cuentas tenga la IPS.
Kanali no es una historia clínica ni pretende serlo. Es lo que va entre el paciente que escribe y el sistema donde vive su historia.
Lo que pasa hoy en la mayoría de las clínicas
Cuatro situaciones que se repiten en cada conversación con una IPS, y qué cambia con cada una.
Un celular que se pasa de mano en mano
El número de la clínica vive en un teléfono. Quien lo tiene contesta; quien no, no sabe qué se le prometió al paciente. Con Kanali varias personas atienden el mismo número a la vez, y cada conversación queda con su historial.
Citas que se caen por no confirmar a tiempo
Un recordatorio de cita por WhatsApp le cuesta a la clínica unos $3 por mensaje, lo que Meta cobra por una plantilla de utilidad en Colombia. Una hora de consultorio vacía cuesta bastante más.
Lo que llega fuera de horario
El chatbot responde de noche y en festivos, agenda la solicitud y la deja asignada para la mañana. Los festivos colombianos ya están cargados en las reglas de horario.
Toda la IPS quiere una cuenta y solo unos pocos atienden
Kanali cobra por agentes que atienden a la vez, no por cuenta. Una IPS de 190 personas donde 31 atienden WhatsApp paga 31 pantallas; las otras 159 entran al chat interno y a las tareas sin costo.
La cuenta de una IPS de 190 personas
Es el caso con el que se diseñó la regla de cobro. Una institución de 190 personas donde 31 atienden WhatsApp y las otras 159 solo necesitan el chat interno y las tareas.
Cobrando por usuario, como la mayoría
190 licencias
Cada persona con cuenta paga, atienda pacientes o no. La institución termina compartiendo cuentas, que es lo que un CRM viene a resolver.
Cobrando por quien atiende, como Kanali
31 pantallas
Cuentas ilimitadas, una por persona. Solo ocupa pantalla quien atiende la bandeja de pacientes. Las otras 159 entran siempre y no cuestan.
Al tamaño total se le suma una banda de organización, que para 101 a 300 personas conectadas es de $99.000 al mes. El precio por pantalla baja con el volumen: la primera cuesta $29.000 y la número 31, $18.000. Desde $117.000 al mes por una línea y dos pantallas. Los mensajes los factura Meta directamente a la institución.
Lo que una clínica usa de Kanali
La ficha del paciente pegada al chat
Quién es, qué se le dijo la última vez, qué archivos mandó. La auxiliar no abre otra pestaña para saberlo.
Los archivos no caducan
La radiografía que un paciente envió en marzo sigue estando en diciembre. WhatsApp los borra a los 30 días; Kanali los guarda en su propio almacenamiento.
Notas de voz desde la bandeja
Una auxiliar dicta en veinte segundos lo que tardaría dos minutos en escribir, y el paciente mayor lo escucha en vez de leerlo.
El chatbot consulta el sistema de la clínica
Un nodo del flujo le pregunta al software de la IPS y responde con el dato: si hay cita, el estado de una autorización. Probado con Medifolios a través de su API.
Reparto por turnos y por carga
Las conversaciones se asignan según quién está en turno y cuántas lleva cada quien. Nadie contesta dos veces lo mismo y nada queda sin dueño.
Encuesta al cerrar la atención
Se envía sola dentro de la ventana de 24 horas, así no cuesta, y la calificación queda en el reporte por agente.
Una base de datos propia por institución
Los datos de sus pacientes no comparten tabla con los de ninguna otra empresa. Ante quien debe firmar el tratamiento de datos bajo la Ley 1581, es un argumento que se sostiene.
Chat interno para toda la institución
Canales para hablar entre áreas sin sacar la conversación al WhatsApp personal, y sin que esas personas ocupen pantalla de agente.
Cuánto cuesta confirmar una cita por WhatsApp
Meta cobra por mensaje entregado, y la tarifa depende de la categoría. Un recordatorio de cita es una plantilla de utilidad. Cifras para Colombia, verificadas en septiembre de 2026:
El error caro es agregarle una oferta al recordatorio: «y aproveche el 20 % en su control». Meta lo reclasifica como marketing y pasa de $3 a unos $57. Kanali avisa en el editor de plantillas cuando eso está a punto de pasar.
Cómo funciona la API y todas las tarifas están en WhatsApp Business API en Colombia.
Dónde quedan los datos de los pacientes
Es la pregunta que hace quien tiene que firmar el tratamiento de datos, y merece una respuesta de diseño y no de confianza. Cada institución tiene en Kanali su propia base de datos, separada de las demás: no una tabla compartida donde todos conviven filtrados por una columna. Los archivos van a un almacenamiento propio y no caducan. La cuenta de WhatsApp queda a nombre de la institución, porque Kanali es proveedor de tecnología verificado por Meta, y el historial se puede exportar si un día se va.
Preguntas frecuentes
- ¿Kanali es una historia clínica electrónica?
- No. Kanali es el CRM de la comunicación con el paciente por WhatsApp: quién escribió, qué se le respondió, qué archivos envió, qué quedó pendiente. La historia clínica sigue viviendo en el sistema de la IPS. Lo que Kanali sí puede hacer es consultar ese sistema desde el chatbot, si expone una API, para responder con datos como si hay cita o el estado de una autorización.
- ¿Cuánto cuesta enviar recordatorios de cita por WhatsApp?
- Meta cobra por cada plantilla enviada. En Colombia, una plantilla de utilidad, que es la categoría de un recordatorio o una confirmación, cuesta alrededor de 3 pesos. Si el paciente responde, la respuesta de la clínica dentro de las 24 horas siguientes es gratis hasta el 1 de octubre de 2026 y desde entonces cuesta lo mismo, unos 3 pesos. Kanali no cobra los mensajes ni les pone margen: Meta le factura directamente a la institución.
- ¿Cómo se cobra Kanali en una IPS donde casi nadie atiende WhatsApp?
- Por agentes conectados a la vez, no por cuenta creada. Solo ocupa pantalla quien atiende la bandeja de pacientes; quien usa el chat interno, las tareas o el embudo entra siempre y no cuesta. Una IPS de 190 personas donde 31 atienden paga 31 pantallas, más una banda de organización por el tamaño total. Desde 117.000 pesos al mes por una línea y dos pantallas.
- ¿Dónde quedan los datos de los pacientes?
- En una base de datos propia de la institución, separada de la de cualquier otra empresa que use Kanali. No es una tabla compartida filtrada por columna: para que dos instituciones se vieran tendría que fallar la conexión entera. Los archivos van a un almacenamiento propio y no caducan a los 30 días como en WhatsApp. El historial de conversaciones se puede exportar si la institución se va.
- ¿Podemos seguir usando el número que los pacientes ya tienen?
- Sí. Se conecta el número de siempre por la API oficial de WhatsApp Business, y queda a nombre de la institución en su propio panel de Meta. Una vez conectado, deja de funcionar en la app del celular: pasa a atenderse desde Kanali, que es lo que permite que varias personas lo usen a la vez. Las conversaciones que ya estaban en la app no se migran.
- ¿Tiene agenda de citas propia?
- Todavía no. Kanali envía recordatorios y confirmaciones a partir de las citas que ya existen en el sistema de la IPS, y el chatbot puede consultarlas. Un módulo de agendamiento con reserva por el paciente está en desarrollo y no tiene fecha comprometida. Si la reserva en línea es imprescindible desde el primer día, conviene saberlo antes.
- ¿Un chatbot atendiendo pacientes no es riesgoso?
- Lo es si toma decisiones clínicas, y por eso Kanali no lo hace. El chatbot responde con lo que ya está en el sistema, recoge la solicitud y entrega la conversación a una persona en cuanto la pregunta sale del guion. No hay inteligencia artificial generando respuestas a pacientes: cada mensaje del bot es un texto que la institución escribió y aprobó.
Fuente de las tarifas: Meta · Pricing on the WhatsApp Business Platform. Verificadas en septiembre de 2026.
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